L’Administration de LA GALOPE RWANDA est assurée par le Secrétaire Exécutif. Celui-ci est mandaté par le Conseil d’Administration et coordonne les activités quotidiennes de LA GALOPE RWANDA avec le personnel recruté.
Le Secrétaire Exécutif de LA GALOPE RWANDA œuvre en suivant certaines modalités:
1. Les activités du Secrétaire Exécutif sont basées sur un système professionnel de planification et de rapportage ; lequel système est décrit dans le manuel des procédures de gestion et dont les documents sont approuvés par le Conseil d’Administration ;
2. Une réunion de gestion dite « Management Meeting » du Secrétaire Exécutif et du personnel cadre est tenue une fois par semaine au siège même de LA GALPOPE RWANDA, sauf en cas de force majeure ne permettant pas la régularité des réunions. Ce Management Meeting aborde les affaires de gestion quotidienne de l’organisation, l’analyse du bilan des activités réalisées, des problèmes rencontrés et des propositions des solutions, la programmation des activités et la détermination des moyens pour leur réalisation ;
3. Le Secrétaire Exécutif informe par courrier électronique (la (e) Présidente de LA GALOPE RWANDA des propositions de l’équipe exécutive nécessitant l’avis ou la dérogation du Conseil d’Administration, avec copie des autres membres du Conseil d’Administration.